Agile Learning: Hướng dẫn đầy đủ

Agile Learning là gì?

Agile Learning hay Thiết kế giảng dạy theo phương pháp Agile, đề cập đến tất cả các phương pháp phát triển đào tạo tập trung vào tốc độ, tính linh hoạt và sự hợp tác.

Agile là một khái niệm liên quan đến ngành phát triển phần mềm. Tuy nhiên, với tốc độ phát triển của tổ chức, thì các chức năng khác của tổ chức cũng đã áp dụng các kỹ thuật Agile để giúp họ xoay chuyển nhanh chóng trước những thay đổi của thị trường. Các nhà lãnh đạo L&D nhận thấy rằng quy trình phát triển trải nghiệm học tập trong thời đại kỹ thuật số ngày nay có thể được hưởng lợi rất nhiều từ phương pháp Agile. Agile Learning đã ra đời như vậy.

Agile cũng bao trùm tốc độ. Khi các nhà lãnh đạo L&D liên tục gặp thử thách với việc triển khai các chương trình đào tạo có độ phức tạp cao, khả năng phát triển và phân phối khối lượng lớn nội dung học tập một cách nhanh chóng là điều tối quan trọng. 

Khi các nhóm L&D tìm cách đáp ứng nhanh hơn các nhu cầu của tổ chức từ góc độ đào tạo, Agile Learning mang đến tinh thần thử nghiệm lặp đi lặp lại và sẵn sàng đón nhận “thất bại càng sớm càng tốt”, nâng cao tốc độ mà không ảnh hưởng đến chất lượng.

Agile Learning và Learning Agility

Agile Learning

Agile Learning là việc áp dụng các triết lý Agile vào quá trình thiết kế học tập.

Nó liên quan đến việc chuyển động tăng dần thông qua một quá trình thiết kế lặp đi lặp lại. Các nhóm Agile sẽ luân phiên chuyển giữa các giai đoạn học tập và thực hành. Các giai đoạn “thực hành” được gọi là “Sprint”.

Agile Learning cũng kết hợp việc sử dụng Scrum. Đây là phương pháp quản lý nhóm trong một dự án, trong đó các phiên Scrum Hàng ngày (các cuộc họp ngắn) cung cấp thông tin cập nhật nhanh chóng, trình độ cao về tiến độ và việc học tập. Scrum Hàng ngày không dành cho việc thảo luận hoặc giải quyết vấn đề. Những hoạt động này nên diễn ra riêng biệt và chỉ có những người cần thiết tham gia thảo luận.

Agile Learning tập trung vào tốc độ, tính linh hoạt và sự hợp tác. Vì vậy, các nhóm đào tạo của công ty có thể đi nhanh qua các Sprint để đạt được các mục tiêu của mình.

Một số khái niệm chính ảnh hưởng đến triết lý của Agile Learning, bao gồm:

• Tập trung tối thiểu vào các thủ tục hay quy tắc
• Phản ứng nhanh với phản hồi của thị trường
• Cấu trúc nhóm phẳng và cộng tác liên tục
• Phương pháp phát triển lặp đi lặp lại, “thất bại nhanh”
• Khả năng thích ứng và phản ứng cao

Learning Agility

Trong khi Agile Learning đề cập đến quá trình phát triển trải nghiệm học tập thì Learning Agility đề cập đến các đặc điểm của từng người học.

Learning Agility (Sự linh hoạt trong học tập) là khả năng của một cá nhân để thích ứng với các tình huống không quen thuộc, học hỏi nhanh chóng và chủ yếu là theo phương thức tự quản. Những người được xếp hạng cao trên thang điểm Learning Agility là những người đạt được thành tích cao nhất trong những thời điểm không chắc chắn. Họ có thể tự định hướng và cảm thấy ổn với cảm giác khó chịu trước những điều không quen thuộc.

Những người có mức độ linh hoạt trong học tập cao có thể tiếp cận các tình huống lạ bằng cách nhanh chóng kết nối kinh nghiệm trong quá khứ với các vấn đề hiện tại để thấu hiểu và tìm ra giải pháp.

Tiến sĩ W. Warner Burke của Đại học Columbia đã chia sự linh hoạt trong học tập thành chín khía cạnh:

• Linh hoạt (cởi mở với các khái niệm mới)
• Tốc độ (hành động nhanh)
• Thử nghiệm (thử những cách làm mới)
• Chấp nhận rủi ro về hiệu suất (tìm kiếm thử thách)
• Chấp nhận rủi ro giữa các cá nhân (không sợ xung đột mang tính xây dựng)
• Hợp tác (cởi mở với ý tưởng của người khác)
• Thu thập thông tin (chủ động tìm kiếm thông tin mình cần)
• Tìm kiếm phản hồi (đánh giá cao cơ hội cải thiện)
• Phản tư (suy nghĩ về cách họ có thể áp dụng những cải tiến cho những thách thức trong tương lai)

Bắt đầu với Agile Learning 

Bạn rất dễ cảm thấy choáng ngợp khi bắt đầu với Agile.

Tin tốt là bạn không cần phải là chuyên gia. Cũng giống như các nguyên tắc cốt lõi của Agile, việc lặp lại là rất quan trọng. Đừng ngại thay đổi mọi thứ và thử nghiệm cho đến khi bạn có được quy trình Agile Learning phù hợp.

1. Nghiên cứu và đào tạo Agile

Mặc dù các nguyên tắc của Agile vẫn giữ nguyên nhưng nó thường được áp dụng khá khác nhau giữa các chức năng kinh doanh và tổ chức. Vì vậy, mặc dù bạn có thể đã đọc các ý tưởng cốt lõi của Agile và hình dung nó trông như thế nào, nhưng hãy dành thời gian tìm hiểu các case study cụ thể về cách các nhóm L&D khác đã sử dụng phương pháp này. Bạn có thể thu được một số mẹo hoặc quan điểm hữu ích mà bạn chưa từng nghĩ đến trong quá trình nghiên cứu ban đầu.

Bạn cũng nên nói chuyện với các nhóm đã áp dụng Agile trong tổ chức của mình. Nhóm CNTT/Kỹ thuật có thể sẽ là nơi tuyệt vời để bắt đầu. Nếu một nhóm trong tổ chức đã áp dụng thành công phương pháp này, họ có thể cung cấp các mẹo hoặc bộ khung cụ thể phù hợp với tổ chức của bạn. Vì vậy, bạn sẽ có bước khởi đầu về những thứ phù hợp với văn hóa tổ chức của mình.

2. Cẩn thận lựa chọn dự án khởi động

Cẩn thận lựa chọn một dự án sắp tới. Và nếu bạn có quyền lựa chọn nhóm để thực hiện dự án thì càng tốt. Cố gắng chọn một dự án có khả năng thành công cao và không đặc biệt quan trọng ở giai đoạn này.

Tuy nhiên, cũng cần có một nhà bảo trợ giàu động lực, người sẽ giúp thúc đẩy dự án tiến lên và ủng hộ phương pháp Scrum mới.

Đừng chọn một dự án đang được tiến hành, dự án phức tạp hoặc đã trải qua nhiều thử thách. Ở giai đoạn thử nghiệm đầu tiên, bạn sẽ muốn thành lập nhóm Agile Learning để thành công và tìm ra những thứ phù hợp với văn hóa nội bộ của bạn.

Bắt đầu với một dự án microlearning là một cách tốt để bắt đầu. Về bản chất, các dự án kiểu này sẽ ngắn hơn nên bạn sẽ dễ dàng đưa chúng vào lịch trình theo Sprint.

3. Tổ chức nhóm Agile Learning của bạn

Đối với nhóm Agile Learning đầu tiên của bạn, hãy chọn những người:

• Cởi mở
• Chủ động
• Giao tiếp hiệu quả

Đừng quên rằng bạn sẽ cần chỉ định các vai trò Agile cụ thể cho các thành viên trong nhóm dự án. Khi nỗ lực cho Agile Learning của bạn dần mở rộng, có thể bạn sẽ cần phải đưa vào nhiều vai trò trong nhóm hơn, đặc biệt đối với các dự án phức tạp hơn. Tuy nhiên, những mẹo nhanh gọn này sẽ giúp bạn thiết lập và vận hành nhóm Agile đầu tiên của mình, đồng thời giúp bạn quyết định ai sẽ đảm nhận từng vai trò.

4. Ghi chép lại tiến trình của bạn

Để bắt đầu với Agile Learning cần có một khoảng thời gian và một vài dự án thử nghiệm để xem điều gì phù hợp với bạn và nhóm của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải theo dõi tiến trình một cách chặt chẽ và ghi lại những thách thức, chiến thắng, những trở ngại và những việc hiệu quả trong quá trình thực hiện.

Với mỗi dự án, bạn sẽ giải quyết được các vấn đề trong phương pháp thiết kế Agile Learning của mình và tiến gần hơn đến mức năng suất bạn cần.

Hơn nữa, bạn nên tham gia vào các dự án với tư cách là người tiên phong về Agile Learning để cung cấp sự hỗ trợ, hướng dẫn và góc nhìn cho các nhà tài trợ dự án, chuyên gia về chủ đề (SME) và bất kỳ ai khác có liên quan.

5. Vai trò hơn là công cụ

Mặc dù có rất nhiều công cụ và phần mềm quản lý dự án theo Agile sẵn có, nhưng việc tích hợp kho tàng công nghệ không phải là ưu tiên số một của bạn ở giai đoạn đầu này.

Khi bạn mở rộng quy mô Agile Learning cho tất cả các dự án học tập, rất có thể bạn sẽ cần tìm ra công nghệ phù hợp để giúp bạn hợp lý hóa các quy trình và duy trì khả năng giám sát tốt hơn. Nhưng hiện tại, ưu tiên của bạn là đảm nhận đúng vai trò và quy trình trong một số dự án thử nghiệm.

Mục tiêu chính là thành lập một nhóm Agile Learning hiệu quả và triển khai một Sprint thành công.

6. Tạo Backlog

“Backlog” là một công cụ cơ bản để xác định độ ưu tiên công việc của nhóm bạn và liệt kê mọi thứ (ý chúng tôi chính là MỌI THỨ) cần được hoàn thành để phát triển một khóa học hoặc trải nghiệm học tập.

Product Owner là chủ sở hữu và người “gác cổng” của danh sách này. Vì vậy, nhiệm vụ của họ là tập hợp, xác định độ ưu tiên và cập nhật Backlog.

Backlog khác với một danh sách “việc cần làm” ở chỗ nó sẽ không bao giờ “hoàn thành”. Khi dự án phát triển và nhu cầu thay đổi, Backlog phải được cập nhật liên tục và bổ sung các hạng mục mới.

Ngoài ra, Backlog cần phải chi tiết. Đừng ngại đi sâu vào chi tiết và chia nhỏ các hạng mục thành các nhiệm vụ theo từng bước.

7. Lập kế hoạch cho Sprint đầu tiên của bạn

“Sprint” là một phần của triết lý Agile. Đó là một khoảng thời gian nhất định, trong đó nhóm Agile Learning hoạt động nhằm mục đích hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định để tạo và cải thiện sản phẩm cuối cùng.

Chọn khung thời gian

Bạn phải quyết định khung thời gian cụ thể cho Sprint của mình. Dòng thời gian này thay đổi tùy theo tổ chức, thậm chí giữa các nhóm. Nhưng chúng không bao giờ dài hơn một tháng.

Khi bạn phát triển các quy trình Agile Learning, bạn có thể quyết định thay đổi thời lượng Sprint sao cho phù hợp nhất với nhóm và thiết kế khóa học của bạn.

Chọn các hạng mục

Trong khi lập kế hoạch cho Sprint đầu tiên, hãy chọn các hạng mục từ Backlog mà nhóm mong muốn hoàn thành trong Sprint cụ thể này.

Nhóm nên chọn các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất, sau đó quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành chúng.

Họp đứng hàng ngày

Họp đứng hàng ngày là điểm đặc trưng của Agile Learning giúp cả nhóm đi đúng hướng. Ý tưởng là cùng nhau “đứng” mỗi ngày một lần và không quá 15 phút. Sự kiện này nên diễn ra mỗi ngày một lần và tốt nhất là vào cùng một thời điểm trong ngày.

Trong suốt phiên Họp đứng, mỗi người trong nhóm Agile Learning phải cập nhật nhanh về:

• Hôm qua tôi đã làm gì
• Hôm nay tôi sẽ làm gì
• Có bất kỳ trở ngại hoặc thách thức nào mà tôi cần được hỗ trợ

Phiên Họp đứng hàng ngày không phải để thảo luận, tranh luận hay đưa ra quyết định. Nếu một hạng mục cần được khám phá thêm, thì nên tổ chức các cuộc họp riêng với những người có liên quan đến nhiệm vụ/vấn đề đó.

Cải tiến Sprint

Sau mỗi Sprint, hãy phân bổ một khoảng thời gian nhất định để xem xét công việc đã hoàn thành, các quy trình đã sử dụng và thành phẩm.

Cả nhóm trình bày công việc của mình và thảo luận cách cải thiện quy trình cho Sprint tiếp theo.

8. Mời các chuyên gia

Những người không quen với phương pháp Agile và Scrum thường nghi ngờ khi áp dụng một cách làm việc hoàn toàn khác biệt như vậy. Vì vậy, bạn có thể phải mất một chút công sức để “phổ cập” cho họ về lợi ích của Agile Learning.

Hãy cân nhắc đăng ký một số khóa đào tạo chuyên sâu về Scrum cho bạn và nhóm của bạn với một chuyên gia bên ngoài. Đó là một cách tuyệt vời để thu hút mọi người tham gia và làm quen với các thuật ngữ và phương pháp cơ bản.

Tại sao lại là Agile Learning?

Ngay cả với những tiến bộ công nghệ gần đây và sự nhận thức ngày càng gia tăng về tầm quan trọng của L&D trong tổ chức, việc phát triển đào tạo vẫn gặp phải những thách thức. Vì vậy, các nhóm đào tạo của công ty luôn tìm kiếm những cách tốt hơn để quản lý các dự án đào tạo và phát triển trải nghiệm học tập hiệu quả hơn.

1. Bắt kịp nhu cầu đào tạo

Thời đại kỹ thuật số đang giúp thế giới tăng tốc với tốc độ chưa từng thấy. Chúng ta kết nối và phụ thuộc lẫn nhau hơn bao giờ hết trên mọi khía cạnh của xã hội, cuộc sống hàng ngày – và kinh doanh.

Với những thay đổi diễn ra nhanh hơn, phản ứng của chúng ta cũng phải nhanh hơn. Các nhóm Marketing, đại diện bán hàng, kỹ sư phần mềm và vận hành đều đang học cách thích ứng nhanh chóng với những thay đổi trong kinh doanh và ứng phó với các lực lượng thị trường đầy biến động. Và giờ đây, bộ phận L&D cũng có thể theo kịp nhu cầu đào tạo bằng cách áp dụng các giải pháp Agile Learning.

Các giải pháp Agile Learning kết hợp một số phương pháp, thực hành tốt nhất và cấu trúc nhóm. Nó cho phép bộ phận L&D của bạn bắt kịp nhu cầu đào tạo bằng cách cho phép:

• Tăng tốc độ hoàn thành các khóa đào tạo
• Nâng cao nỗ lực cộng tác
• Phương pháp tiếp cận phát triển và lặp lại 

2. Làm việc cùng chuyên gia về chủ đề và các bên liên quan khác

Cộng tác với các chuyên gia về chủ đề (SME) là nỗi đau chung của các nhà thiết kế giảng dạy. Các nhóm đào tạo và các chuyên gia về chủ đề thường xung đột về các ưu tiên, việc ra quyết định, các mốc thời gian và cách lãnh đạo dự án.

Agile Learning có thể giúp giảm bớt xích mích này theo nhiều cách:

• Cấu trúc nhóm phẳng
• Cộng tác thường xuyên và liên tục
• Mức độ trách nhiệm cao
• Vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng

3. Thúc đẩy sự tham gia của người học

Thật sự nản lòng khi dành hàng tuần hoặc hàng tháng xây dựng trải nghiệm học tập mà chỉ nhận được tỷ lệ tương tác tối thiểu và phản hồi không tốt từ người học. Và điều này không phải do lỗi của L&D.

Các mô hình thiết kế giảng dạy truyền thống có rất ít không gian để người học có thể tham gia hoặc đóng góp ý kiến vào quá trình thiết kế. Vì vậy, nếu người học chỉ nhìn thấy sản phẩm sau khi hoàn thiện, không có gì đáng ngạc nhiên khi có sự mất kết nối giữa những gì bạn đã tạo ra và những gì người học thích.

Với Agile Learning, việc liên tục kiểm tra thiết kế khóa học với người học là một phần cốt lõi của quy trình. Nó giúp nhóm của bạn tăng tốc vòng lặp thiết kế khóa học nhanh hơn và đảm bảo rằng nhu cầu, mong muốn của khách hàng luôn định hình các hoạt động của nhóm Agile Learning.

Kết quả là các khóa học được xây dựng dành cho đúng người dùng, tăng tỷ lệ tương tác giữa người học và nhận nhiều phản hồi tích cực hơn về thiết kế khóa học của bạn.

Và ngay cả khi bạn chưa đạt được mục tiêu trong lần phát hành đầu tiên, tính chất lặp đi lặp lại của Agile Learning sẽ giúp bạn thực hiện lại những gì bạn đã bỏ lỡ một cách dễ dàng và nhanh chóng.

4. Giảm thiểu rủi ro của những thay đổi không mong đợi

Theo các quy trình hiện tại và các phương pháp quản lý dự án đào tạo điển hình, L&D có thể gặp khó khăn trong việc xoay chuyển đủ nhanh trước những thay đổi không lường trước. Nhu cầu về nguồn lực có thể không dự đoán được và sự thay đổi trở nên tốn kém.

Tuy nhiên, giải pháp Agile Learning có nghĩa là chi phí và các mốc thời gian có thể dự đoán được. Mỗi Sprint bạn thực hiện đều có thời lượng cố định. Vì vậy, bạn có thể biết và dự đoán được chi phí ngay từ đầu. Ngoài ra, việc lặp đi lặp lại nhiều lần trong Agile Learning có nghĩa là việc ước tính chi phí của các tính năng và dự án đào tạo sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Quy trình thiết kế Agile Learning

Mặc dù Agile Learning đã trở thành một thuật ngữ phổ biến trong giới chuyên gia đào tạo, nhưng quy trình thực hiện từng bước trong thực tế không phải lúc nào cũng rõ ràng.

Đó là do không có một phương pháp tiếp cận cụ thể cho các quy trình thiết kế Agile Learning. Thay vào đó, có một số nhà lãnh đạo trong thiết kế giảng dạy đã tạo ra các mô hình và phương pháp tóm tắt triết lý cơ bản của Tuyên ngôn Agile và áp dụng nó vào thiết kế giảng dạy.

Mô hình xấp xỉ liên tiếp (Successive Approximation Model – SAM)

Mô hình xấp xỉ liên tiếp do Allen Interactions phát triển, cung cấp một phiên bản Agile của các mô hình truyền thống như ADDIE. Nó nhấn mạnh sự lặp lại, hợp tác và hiệu quả để giúp vượt qua những nỗi đau chung của các nhóm đào tạo.

SAM1

Đây là phiên bản cơ bản hơn của 2 mô hình, lý tưởng cho các khóa học nhỏ hơn hoặc cập nhật nhanh khóa học. Quy trình này kết hợp các bước mà bạn đã quen thuộc, nhưng sắp xếp chu kỳ công việc lặp lại nhiều lần hơn.

SAM1 mang đến cho tất cả các thành viên trong nhóm cơ hội chia sẻ ý tưởng, thảo luận về các giả định và tiến hành thử nghiệm nguyên mẫu sớm để nhận được nhiều phản hồi hơn và đạt đến sản phẩm cuối cùng nhanh hơn.

SAM2

Tuy nhiên, tất cả chúng ta đều biết rằng cách tiếp cận này hơi đơn giản đối với một số dự án đào tạo quan trọng hơn. Do đó, đối với những tình huống phức tạp hơn, SAM2 sẽ là lựa chọn hoàn hảo. 

Với SAM2, sẽ có tám bước trong ba giai đoạn của dự án. Các bước vẫn giữ được đặc trưng lặp lại của SAM1 trong khi cung cấp nhiều cấu trúc hơn cho dự án tổng thể. Khi làm việc với các chuyên gia về chủ đề và các bên liên quan khác, SAM2 giúp bạn có thể sắp xếp mọi thứ trong khi vẫn duy trì các phương pháp cộng tác hiệu quả, thiết kế nhanh chóng và cải tiến liên tục sản phẩm.

Phát triển nội dung nhanh (RCD)

Còn được gọi là học trực tuyến (e-learning) nhanh, mô hình này bao gồm giai đoạn chuẩn bị, thiết kế lặp lại, các biểu mẫu có thể tái sử dụng và các công cụ hỗ trợ việc thực thi nhanh chóng.

Có một số đặc điểm của Phát triển nội dung nhanh được chấp nhận rộng rãi, bao gồm:

• Dự án thiết kế khóa học kéo dài 2-3 tuần
• Sử dụng các công cụ soạn thảo nhanh chóng
• Các chuyên gia về chủ đề phụ trách và viết nội dung nguồn
• Thư viện biểu mẫu tiêu chuẩn để tạo khóa học

Học trực tuyến nhanh đang trở thành một phương pháp cực kỳ phổ biến với các nhóm L&D, những người cần phương pháp tiếp cận “just-in-time” để thiết kế học tập, những người phụ thuộc nhiều vào các chuyên gia về chủ đề để tạo nội dung và những người cần tiêu chuẩn hóa thiết kế khóa học trong tổ chức.

Mặc dù nó có vẻ giống như câu trả lời cho tất cả các vấn đề về thiết kế học tập, nhưng vẫn có ý kiến ​​cho rằng cách tiếp cận này còn quá đơn giản đối với việc thiết kế các khóa học phức tạp hơn.

Thiết kế đào tạo AGILE 

AGILE là mô hình thiết kế giảng dạy kết hợp nhiều đặc điểm của Tuyên ngôn Agile và áp dụng chúng trực tiếp vào quy trình thiết kế giảng dạy.

Không giống như Agile Learning, AGILE là từ viết tắt của quy trình từng bước được thiết kế bởi Conrad Gottfredson, nhà chiến lược đào tạo và nhà lãnh đạo ngành. Năm bước của mô hình thiết kế giảng dạy AGILE là:

• Align – Điều chỉnh
• Get set – Thiết lập
• Iterate and implement – Lặp lại và thực hiện
• Leverage – Tận dụng
• Evaluate – Đánh giá

Phương pháp quản lý linh hoạt theo lô (LLAMA)

Megan Torrance đã phát triển phương pháp tiếp cận này tại công ty giải pháp đào tạo của cô, TorranceLearning. Giống như tất cả các phương pháp Agile, LLAMA tập trung vào việc lặp lại nhanh chóng để tăng tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường và chất lượng của sản phẩm cuối cùng.

Quản lý dự án Agile là trọng tâm cốt lõi của LLAMA. Vì vậy, vấn đề không chỉ là về quy trình thiết kế khóa học; mà là quản lý tất cả các khía cạnh khác trong dự án đào tạo của bạn, từ thu thập yêu cầu đến cộng tác với các chuyên gia về chủ đề.

Những quan niệm sai lầm về Agile

1. Agile có nghĩa là không cần làm gì cả

Một quan niệm sai lầm phổ biến về Agile là nó không yêu cầu một kế hoạch cụ thể hoặc quy trình có cấu trúc. Trong khi Agile thúc đẩy tính linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh chóng trước mục tiêu đang thay đổi, thì vẫn có những cấu trúc và quy trình trong khuôn khổ giúp cả nhóm Agile đi đúng hướng.

Ví dụ: việc sử dụng Sprint đảm bảo duy trì động lực trong dự án và trách nhiệm giải trình được chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm. Sprint là một chu kỳ ngắn trong dự án. Nó thường kéo dài ít nhất một tuần nhưng không quá ba tuần. Các nhiệm vụ khác nhau từ Backlog sẽ được giải quyết trong mỗi Sprint và tiến độ sẽ được xem xét ở cuối Sprint.

Ý tưởng là tiếp tục lặp lại và cải tiến trong suốt dự án. Và những lần lặp lại này cho phép nhóm đạt được một bản MVP (Sản phẩm khả thi tối thiểu) nhanh hơn nhiều so với các phương pháp truyền thống. Vì vậy, mặc dù Agile thúc đẩy tính linh hoạt, Agile không chỉ đơn giản là không cần làm gì cả.

2. Trong Agile không có nhà quản lý dự án (PM)

Một quan niệm sai lầm phổ biến khác về Agile là không có cấu trúc nhóm hay vai trò quản lý dự án. Trong khi cấu trúc nhóm là phần cốt lõi của thành công trong Agile, vẫn có những “nhà quản lý dự án” trong số các vai trò của Agile. Công việc của họ là giữ mọi thứ đi đúng hướng.

Mỗi người trong nhóm Agile đều có vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng. Điều này giúp mọi người có trách nhiệm và luôn tiến về phía trước.

Scrum Master là vai trò gắn liền nhất với nhà quản lý dự án truyền thống. Họ tập trung vào việc tinh chỉnh các quy trình, cung cấp phản hồi, duy trì sự gắn kết và cố vấn cho các thành viên khác trong nhóm. Mặc dù cấu trúc nhóm phẳng là một khái niệm thiết yếu trong Agile nhưng Scrum Master vẫn giám sát các hoạt động hàng ngày. Họ quản lý Scrum Board và đảm bảo mọi người đều bám sát mục tiêu.

3. Agile Learning không hiệu quả

Lý do chính khiến Agile không hiệu quả là do nó không được triển khai đúng cách hoặc nhóm bỏ cuộc quá sớm mà không cố gắng điều chỉnh và cam kết đủ. Quan niệm sai lầm về Agile rằng đó là một triết lý đơn giản và không hiệu quả thường có nguồn gốc từ việc triển khai kém.

Mặc dù Agile chắc chắn không phải là câu trả lời phù hợp cho tất cả, nhưng nếu nhóm của bạn đã thử và thất bại trong việc triển khai Agile trong quá khứ, bạn có thể thử nhờ một số nhà tư vấn bên ngoài để giúp bạn tìm ra cách phù hợp để đưa Agile vào nhóm của bạn.

4. Agile chỉ dành cho phần mềm

Nhu cầu bắt kịp các lực lượng thị trường ngày càng năng động có nghĩa là các tổ chức phải tìm cách khởi động với tốc độ cao hơn và bắt kịp sự thay đổi. Đó là lý do tại sao trong những năm gần đây, các phương pháp như Agile đã thâm nhập vào nhiều phòng ban chức năng của tổ chức.

Agile được phát triển dành cho các nhóm kỹ sư phần mềm như một cách đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng, yếu tố thị trường, các thay đổi về mục tiêu của dự án và thị trường nhạy cảm, biến động hơn. Nó cho phép các nhóm phần mềm nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường và kịp thời phản ứng trước các phản hồi của khách hàng do chu kỳ Sprint ngắn hơn.

Không khó để hiểu tại sao những nguyên tắc tương tự lại hấp dẫn khi áp dụng cho các phòng ban chức năng khác trong tổ chức như L&D.

5. Bạn phải Agile hoàn toàn để hoạt động hiệu quả

Agile không nhất thiết phải tốt hơn tất cả các mô hình khác, mà sự hiệu quả còn tùy thuộc vào dự án cũng như mục đích và mục tiêu của nhóm. Cũng không phải là nó không thể hoạt động song song với các mô hình truyền thống khác. Nhưng có một quan niệm sai lầm phổ biến về Agile rằng bạn phải áp dụng Agile và hoàn toàn quay lưng lại với tất cả các phương pháp, mô hình và quy trình khác.

Xây dựng văn hóa Agile Learning

Bạn đã quyết định rằng bạn muốn nhóm L&D của mình áp dụng Agile Learning và kết hợp các phương pháp này vào quá trình phát triển khóa học của bạn. Nhưng để Agile Learning thực sự hiệu quả, nó phải được nhóm của bạn và các bên liên quan hết lòng đón nhận.

Làm sao để phát triển văn hóa Agile Learning trong nhóm đào tạo của bạn?

Các tổ chức áp dụng văn hóa Agile Learning ở cả hai phía sẽ phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi. Họ hoạt động tốt hơn và phối hợp nhịp nhàng hơn giữa thiết kế học tập và hiệu quả kinh doanh.

Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để xây dựng văn hóa Agile Learning trong bộ phận của mình:

Học hỏi từ những người đã hoàn thành các dự án Agile thành công

Một cách tuyệt vời để áp dụng văn hóa Agile Learning là nói chuyện với các nhóm khác đang thực hiện điều đó. Ví dụ: nhóm CNTT/Kỹ thuật sẽ là nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Nếu một nhóm trong tổ chức đã áp dụng thành công, họ có thể cung cấp các mẹo hoặc phương pháp vừa đủ rộng để sử dụng được bên ngoài bộ phận của họ, mà cũng vừa đủ cụ thể để chỉ có thể sử dụng trong tổ chức của bạn.

Học hỏi từ ngành 

Các phương pháp Agile Learning có nguồn gốc từ những phương pháp được sử dụng trong ngành công nghiệp phần mềm. Vì vậy, không thiếu các khóa học trực tuyến có sẵn để giúp nhóm của bạn bắt kịp với Agile.

Các khoản đầu tư nhỏ vào các khóa học bên ngoài có thể có ý nghĩa đối với bạn và nhóm của bạn khi áp dụng phương pháp Agile cho các dự án đào tạo nội bộ.

Tìm kiếm phản hồi từ người học và đo lường kết quả

Rõ ràng là bạn muốn biết liệu Agile có hoạt động hiệu quả hay không. Việc bạn xây dựng một khóa học một cách nhanh chóng và đảm bảo ngân sách sẽ không có ý nghĩa nếu khóa học không đạt hiệu quả.

Nếu bạn có thể cho nhóm của mình thấy rằng thời gian và nguồn lực được tiết kiệm, trong khi lợi ích đối với người học ngày càng gia tăng, thì thái độ phản đối của họ đối với phương pháp thiết kế khóa học Agile Learning sẽ nhanh chóng tan biến.

Cách phát triển văn hóa Agile Learning trong toàn tổ chức

Vậy còn văn hóa Agile Learning trong một tổ chức rộng lớn hơn thì sao? Điều quan trọng là cung cấp cho tổ chức các công cụ cần thiết để duy trì tính linh hoạt và phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường.

Về phía L&D, điều này có nghĩa là việc xây dựng khóa học diễn ra nhanh chóng và thay đổi cách quản lý các dự án đào tạo. Về phía người học, nó liên quan đến việc thúc đẩy văn hóa học tập liên tục và phản ứng nhanh. Vậy làm thế nào để bạn có thể làm được điều đó?

Learning Agility thúc đẩy văn hóa Agile Learning

Learning Agility (Sự linh hoạt trong học tập) đề cập đến các đặc điểm của từng người học. Learning Agility là khả năng của một cá nhân để thích ứng với các tình huống không quen thuộc, học hỏi nhanh chóng và chủ yếu là theo phương thức tự quản. 

Việc nhóm của bạn cũng như các chuyên gia về chủ đề công nhận những kỹ năng học tập linh hoạt này có thể giúp bạn tiến một bước dài trong việc áp dụng Agile. Những người có được sự linh hoạt trong học tập có thể giúp mọi người lường trước được những thay đổi bất ngờ. Họ có thể đóng vai trò là người hướng dẫn giúp các thành viên khác trong nhóm dễ dàng làm quen với Agile bằng cách chuẩn bị cho mọi người bước vào các Sprint và các chu kỳ quay vòng nhanh chóng.

Thúc đẩy việc học tập liên tục

Bên cạnh thực tế là người học thực sự muốn học một cách độc lập, thì việc thúc đẩy tinh thần học tập độc lập và liên tục còn giúp ích rất nhiều cho nhân viên trong việc học tập một cách nhanh chóng.

Nhiều công ty đang xây dựng và thúc đẩy phương pháp đào tạo “just-in-time” trong tổ chức để giúp người học tiếp cận chương trình đào tạo họ cần vào đúng thời điểm họ cần. Loại hình đào tạo phản ứng nhanh này là cốt lõi đối với văn hóa Agile Learning.

Giúp việc đào tạo trở nên dễ tiếp cận thông qua hình thức học trên thiết bị di động

Việc tạo ra trải nghiệm học tập trực tuyến có thể truy cập trên nhiều thiết bị sẽ khuyến khích sự tham gia của người học. Học tập trên thiết bị di động hoặc gặp gỡ người học ở nơi họ đang sống là đặc trưng của văn hóa Agile Learning.

Tích hợp Microlearning vào quá trình thiết kế của bạn

Mặc dù các khóa học của bạn có thể dễ dàng tiếp cận thông qua hình thức học trên thiết bị di động, nhưng bạn cũng nên chia nhỏ khóa học thành các chương trình microlearning nếu có thể. Lợi ích của microlearning liên quan đến văn hóa Agile Learning là: 

• Người học có thể chỉ cần một kỹ năng hoặc một phần kiến ​​thức cụ thể vào thời điểm phát sinh nhu cầu học 
• Họ có thể không có thời gian để ngồi học quá 5-10 phút
• Các khóa học microlearning cho phép các nhóm dự án Agile Learning của bạn hoàn thiện thiết kế khóa học nhanh hơn rất nhiều

Duy trì trao đổi cởi mở

Cũng giống như bạn cần chỉ ra những lợi ích của Agile cho nhóm L&D của mình để thu hút họ tham gia, thì điều này cũng đúng với người học. Để khuyến khích văn hóa Agile Learning, họ cần hiểu lợi ích thực tế của việc học tập liên tục và phản ứng nhanh.

Đó là lúc sức mạnh giữa nhóm đào tạo của bạn và nhân viên sẽ phát huy tác dụng, và có thể tạo nên thành công trong việc triển khai văn hóa Agile Learning.

Vượt qua những thách thức thường gặp của Agile Learning 

Khi các nhóm đào tạo bắt đầu áp dụng các phương pháp Agile Learning, thì khó khăn ngày càng gia tăng là điều không thể tránh khỏi. Rào cản của Agile Learning chỉ là một phần trong quá trình triển khai cần được giải quyết.

Việc chuyển đổi sang một hình thức mới có thể khó khăn đối với bất kỳ chuyên gia nào, không chỉ những người trong lĩnh vực L&D. Bạn sẽ phải xem xét vai trò của các chuyên gia về chủ đề, cũng như nhóm đào tạo của bạn trong các dự án đào tạo Agile Learning mới.

Chúng ta hãy xem xét một số trở ngại phổ biến mà các nhóm gặp phải khi kết hợp Agile vào quá trình phát triển khóa học. Hầu hết những điều này đều xoay quanh việc nhân viên kháng cự với các quy trình nhất định cần thiết cho Agile. Tuy nhiên, nếu bạn có thể dự đoán và khắc phục các sự cố, thì việc triển khai Agile thành công là hoàn toàn có thể.

​1. Nhân viên không quen với Sprint

Một phần quan trọng của quy trình Agile là Sprint, yêu cầu hoàn thành nhanh chóng các nhiệm vụ được giao, thường trong vòng 1-2 tuần.

Tất nhiên, nhân viên thường làm việc đúng deadline. Tuy nhiên, việc vòng lặp khá nhanh có thể khiến nhiều nhân viên khó chịu, đặc biệt khi các Sprint diễn ra liên tiếp.

Điều này sẽ yêu cầu một số điều chỉnh từ phía nhân viên. Chứng minh cho mỗi nhân viên thấy tác động của sự đóng góp của họ. Giải thích rằng nếu người đó không hoàn thành nhiệm vụ trong Sprint thì dự án sẽ bị chậm tiến độ. Điều này không nhằm mục đích đe dọa mà là để khuyến khích nhân viên.

Trên thực tế, việc tìm hiểu về tác động của công việc của họ đối với bức tranh tổng thể trong khoảng thời gian ngắn như vậy có thể thúc đẩy những người tham gia dự án đào tạo.

2. Nhân viên hoài nghi về phiên Họp đứng hàng ngày

Các cuộc họp và hội nghị trực tuyến hàng tuần có thể là tiêu chuẩn ở hầu hết các tổ chức.

Nhưng đưa ra báo cáo hàng ngày về những nhiệm vụ đã hoàn thành trong ngày hôm trước thì lại không nhiều lắm.

Họp đứng hàng ngày là một thành phần cần thiết khác của Agile. Trong quá trình này, mỗi thành viên trong nhóm phải— đôi khi theo nghĩa đen—đứng lên và giải thích cho những người còn lại trong nhóm những gì họ đã làm trong ngày hôm trước. Quá trình này mang lại sự minh bạch và cảm giác thành tựu.

Một số người có thể không cảm thấy thoải mái khi làm điều này. Họ cảm thấy rằng điều đó tạo ra tinh thần đối đầu hoặc là một cách để người quản lý khiến thành viên trong nhóm đấu đá với nhau. Tuy nhiên, điều này không đúng. Đơn giản đó chỉ là một cách để tạo ra sự giao tiếp và cởi mở mạnh mẽ hơn giữa các thành viên trong nhóm. Hơn nữa, các câu hỏi và thảo luận luôn được khuyến khích.

3. Bảng Kanban thật đáng sợ

Sử dụng bảng Kanban để quản lý dự án cũng có thể là một điều gì đó mới mẻ đối với những nhân viên tham gia vào một dự án đào tạo của bạn.

Là một cái nhìn duy nhất về tất cả các dự án đang diễn ra, được sắp xếp theo danh sách và với các thành viên trong nhóm được phân công cho từng nhiệm vụ, Kanban thường có vẻ choáng ngợp đối với mọi người. Một số người cũng có thể đặt câu hỏi về sự cần thiết của việc hiển thị tất cả các nhiệm vụ, đặc biệt đối với các phần của dự án không liên quan đến nhân viên đó.

Điều quan trọng là phải giải thích rằng cái nhìn hoàn chỉnh này nhằm giúp dự án đi đúng hướng—không phải làm xấu mặt bất kỳ ai. Chứng minh cách mọi người có thể học hỏi từ người khác và cái nhìn tổng thể góp phần mang lại kết quả thành công khi sử dụng Agile.

4. Nhân viên thường muốn bám lấy những thói quen cũ

Thay đổi là điều khó khăn và nhân viên có thể chùn bước khi phải thực hiện một quy trình mới. Họ có suy nghĩ rằng, nếu không hỏng thì đừng sửa. Tại sao phải học lại cách tạo ra nội dung đào tạo khi cách cũ vẫn ổn?

Phải thừa nhận rằng đây là một trở ngại lớn. Đây là lúc người lãnh đạo L&D khôn ngoan phải chứng minh lợi ích của Agile cho những người phản đối và những người mới gia nhập.

Có thể sẽ hữu ích khi chứng minh kết quả mong đợi của việc triển khai Agile và cách phương pháp này sẽ cải thiện kết quả đầu ra của nhóm.

5. Các công cụ thích hợp có thể không có sẵn

Một trở ngại khác có thể liên quan đến công nghệ: một số nhóm có thể nghĩ rằng họ không có công cụ để thực hiện Agile Learning.

Tuy nhiên, điều này là không có căn cứ. Mọi công cụ quản lý dự án đều có cách triển khai theo Agile, bao gồm tạo bảng Kanban và phân công nhiệm vụ với chức năng deadline, lời nhắc và nhãn dán.

Một lần nữa, công cụ có thể không mới, nhưng quy trình sẽ mới và cách chúng ta sử dụng công cụ đó cho quy trình cũng sẽ mới. Mặc dù một số nhân viên có thể quen thuộc với các tính năng cơ bản của bộ công cụ quản lý dự án, nhưng họ có thể ngạc nhiên khi biết về những tính năng khác và cách sử dụng chúng.

6. Các khóa học có thể bị mang tiếng là “xây dựng quá nhanh”

Rào cản cuối cùng này không nằm ở việc thuyết phục các thành viên trong nhóm áp dụng Agile. Đúng hơn, đây là cách giải quyết những lo ngại rằng các khóa học được xây dựng bằng phương pháp Agile có chất lượng thấp hơn, do đó sẽ không có giá trị bằng, đặc biệt là khi chúng được xây dựng khá nhanh.

Mặc dù chất lượng có thể khác nhau bất kể sử dụng phương pháp phát triển nào, đây vẫn là một cơ hội để L&D truyền thông tới người học về quy trình hoặc các nguyên tắc cơ bản khi xây dựng khóa học.

Công cụ và phần mềm Agile Learning

Agile Learning đang ngày càng gia tăng. Và với rất nhiều nhóm đào tạo đang nỗ lực triển khai hiệu quả các quy trình và phương pháp đằng sau Agile, công nghệ có thể giúp thu hẹp khoảng cách.

Agile được sử dụng theo nhiều cách khác nhau bởi các nhóm đào tạo thuộc các tổ chức và loại dự án khác nhau. Vì vậy, khi nói đến việc triển khai các công cụ hoặc phần mềm Agile Learning mới, tính linh hoạt là chìa khóa thành công.

Jira

Jira là một trong những phần mềm được công nhận rộng rãi nhất hướng đến quản lý dự án Agile. Nó được tạo riêng cho các giải pháp Agile. Đó là một lựa chọn tuyệt vời cho phần mềm Agile Learning “tất cả trong một” (all in one), cho phép bạn quản lý các dự án thông qua Scrum, Kanban hoặc giải pháp Agile của riêng bạn.

=> Xem thêm: Sử dụng App quản lý dự án Jira để tăng hiệu suất 

Asana

Asana là phần mềm quản lý dự án Agile có khả năng tùy biến cao. Bạn có thể điều chỉnh phần mềm theo nhu cầu Agile cụ thể của riêng mình. Điều này có nghĩa là bạn có thể hợp lý hóa việc quản lý dự án đào tạo theo Agile nhưng cũng có thể kết hợp những nhiệm vụ không tuân theo quy trình Agile.

Monday.com

90.000 nhóm trên khắp thế giới sử dụng Monday.com. Nó phù hợp với mọi phương pháp làm việc, kể cả Agile, do mức độ tùy biến cao. Lợi ích chính của Monday.com đối với các nhóm đào tạo là nó tập trung vào làm việc nhóm liên chức năng. Vì vậy, bạn có thể làm việc với các chuyên gia về chủ đề và các bên liên quan khác trong các dự án đào tạo một cách dễ dàng.

Trello

Một trong những phương pháp Agile được sử dụng rộng rãi nhất là Kanban. Nếu bạn đã sẵn sàng chuyển bảng Kanban từ bảng dán trên tường phòng họp sang bảng trực tuyến dễ quản lý thì Trello là một lựa chọn tuyệt vời.

Từ danh sách Backlog đến “Đang tiến hành” và quản lý các nhiệm vụ cụ thể trong Sprint, Trello có nhiều chức năng để giảm bớt gánh nặng quản lý bảng Kanban của bạn. Ngoài ra, Trello cực kỳ linh hoạt trong cách bạn thiết lập các bảng, danh sách và thẻ khác nhau.

ActiveCollab

Khi nói đến quản lý Sprint, ActiveCollab giúp bạn theo dõi deadline bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên tiến trình sử dụng một bảng theo kiểu Kanban. Đối với các nhà phát triển nội dung đào tạo bên ngoài, ActiveCollab cũng kết hợp tính năng dễ dàng theo dõi số giờ có thể tính phí trên tất cả các dự án, tạo hóa đơn từ thời gian được theo dõi và gửi trực tiếp đến khách hàng từ ActiveCollab.

Axosoft

Nếu bạn đã chọn Scrum làm kim chỉ nam cho các quy trình Agile của mình thì việc chọn một phần mềm được xây dựng riêng cho phương pháp Scrum là điều hợp lý. Axosoft được thiết kế cho Scrum và cho phép bạn quản lý mọi thứ từ lập kế hoạch khóa học đến triển khai.

Reetro

Reetro là một công cụ Cải tiến Agile (Agile Retrospective) trực tuyến giúp bạn lập kế hoạch, quản lý và thực hiện các cải tiến. Nó đặc biệt hữu ích đối với các nhóm làm việc từ xa và có thể được tùy chỉnh đầy đủ cũng như cung cấp các biểu mẫu hữu ích. Bảng cải tiến có thể được đặt chế độ công khai hoặc riêng tư và bạn có thể mời các thành viên trong nhóm tham gia. Thẻ có thể ẩn danh để các thành viên nhóm cảm thấy thoải mái khi gửi ý kiến, cả tích cực và tiêu cực, điều này sẽ nâng cao chất lượng Sprint tiếp theo của bạn.

Fun Retro

Fun Retro là một công cụ Cải tiến (Retrospective) miễn phí khác nhưng có màu sắc vui nhộn và giao diện hấp dẫn. Công cụ này cung cấp một biểu mẫu cơ bản cho phép bạn thêm nhiều cột hơn hoặc thay đổi tên cột. Những người tham gia phiên Cải tiến có thể “thích” các thẻ được xác nhận để hỗ trợ thêm cho các nhận xét được xác nhận trong phiên Cải tiến.

Agile Learning và Chuyển đổi số

Chuyển đổi số là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp, thay đổi căn bản cách vận hành và mang lại giá trị cho khách hàng. Đó cũng là một sự thay đổi về văn hóa đòi hỏi các tổ chức phải liên tục thách thức hiện trạng, thử nghiệm và cảm thấy thoải mái với thất bại.

Đối với các nhóm L&D, phần lớn nỗ lực hướng tới chuyển số đều xoay quanh việc chuyển hoạt động đào tạo dựa trên lớp học truyền thống sang trực tuyến và tìm kiếm các phương pháp kỹ thuật số hiệu quả hơn để nắm bắt kiến thức.

 

​Vai trò của Agile Learning trong chuyển đổi số

Agile Learning có thể giúp nhóm đào tạo của bạn nhanh chóng triển khai chuyển đổi số theo các bước lặp đi lặp lại.

Bằng cách chia nhỏ dự án chuyển đổi số phức tạp thành các phần nhỏ hơn, bạn có thể đạt được kết quả nhanh hơn và thành công lâu dài thay vì cam kết thực hiện một kế hoạch chuyển đổi dài hạn mà không thử nghiệm các giả định, công cụ và quy trình trong suốt quá trình.

Chỉ kết hợp các yếu tố Agile Learning bạn cần.

Agile ban đầu được phát triển cho các nhóm phần mềm. Khi nó được chuyển sang các chức năng kinh doanh khác, nó liên tục được điều chỉnh và thích ứng để phù hợp với nhu cầu của từng nhóm.

Cách tiếp cận tương tự nên được áp dụng cho nhóm đào tạo của bạn. Nghiên cứu cẩn thận các phương pháp và quy trình Agile trước khi kết hợp những phương pháp và quy trình phù hợp với tổ chức và nhóm của bạn.

Nhưng đừng bỏ qua triển vọng về một cuộc cải tổ văn hóa để triển khai Agile Learning và chuyển đổi số – kết quả sẽ rất xứng đáng với nỗ lực bạn đã bỏ ra.

Nguồn: https://cognota.com/Agile-learning-complete-guide/

Bài viết liên quan:

• Dẫn dắt tổ chức vượt qua thời điểm bất định