02 bài học để đưa phản hồi tiêu cực cho nhân viên “khó bảo”

Một trưởng nhóm, quản lý dự án hoặc trưởng phòng có thể hoàn thành một dự án lớn không bởi vì anh ta giỏi mà vì anh ta có rất nhiều người làm cùng. Nếu nhà quản lý đó thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, tất cả những người đi theo sẽ có một thái độ tốt, một trình độ cao hơn, đóng góp nhiều cho tổ chức cũng như mang lại lợi ích cho chính những người đi theo.

Tầm quan trọng của nhà quản lý, lãnh đạo đã được Peter Drucker nói rất kỹ từ những năm 60 của thế kỷ trước: “Lãnh đạo là nâng tầm nhìn của một người lên tầm cao hơn, nâng cao hiệu năng của một người lên một tiêu chuẩn cao hơn, xây dựng nhân cách của một người vượt qua những giới hạn thông thường của họ”.

Đưa ra những ghi nhận thường mang lại cảm xúc dễ dàng cho nhà quản lý hơn đưa ra phản hồi với thông tin không tốt. Tuy nhiên để đạt được mục tiêu nâng tầm nhân viên và tạo kết quả, một trong những việc của nhà quản lý là đánh giá về hiệu quả công việc của từng nhân viên, đưa ra phản hồi về những điều mà từng nhân viên chưa đạt được kỳ vọng (nhiều người gọi là đánh giá tiêu cực).

Với nhân viên không phải cốt lõi, dễ dàng thay thế thì không phải quá khó chịu. Nhưng với những nhân sự cốt cán và thậm chí nhân viên chuyên môn giỏi hơn sếp (thường có nhiều lựa chọn công việc) thì có khả năng gây ra những lo lắng như mất nhiệt tình sau đó hoặc thậm chí nghỉ việc.

Để đạt mục tiêu nâng tầm anh em, một công việc của nhà quản lý là thường xuyên đưa ra những kỳ vọng mới và những điểm mà nhân viên chưa làm tốt (nói theo tư duy tích cực là có thể làm tốt hơn) là quan trọng. Nếu mỗi tháng nhà quản lý đưa ra được 2 phản hồi mà anh em thấy đúng và thậm chí là ghi nhận sự quan tâm chứng tỏ nhà quản lý đang thực hiện công việc của mình. Nhưng nếu nhà quản lý chưa làm được việc này thì có khả năng chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Nếu bạn là nhà quản lý tò mò về cách giải quyết thì tôi xin kể một chuyện nhỏ do may mắn được tiếp xúc với nhiều quản lý, lãnh đạo.

Cách đây hơn 4 năm, nhân lực công nghệ khan hiếm do nhu cầu khi thị trường tăng cao. Một bạn trong công ty khách hàng của chúng tôi, tôi tạm gọi là anh X “được/bị” đôn làm Division Leader từ vị trí quản lý dự án.

Thời gian đó, nhân sự trong team không ít nhưng chỉ có một số nhân sự cứng làm được việc. Vì sợ nhân viên nghỉ việc, dự án không có người làm, nên hầu như anh X không dám phản hồi gì nhiều dù có một số anh em làm việc nhiều lúc hời hợt, dù dự án đang cháy, nhưng cũng không ở lại để xử lý. Những cuộc nhậu rất nhiều nhưng cũng chỉ để động viên anh em.

Dù không ý thức được vấn đề này, nhưng vì chính sách công ty, anh X “được/bị” cử đi học NeoManager. Ban đầu anh cũng không nghĩ rằng điều này sẽ giúp được mình. Dự án lại còn rất bận, anh em phàn nàn nhiều, phỏng vấn đầu vào rất nhiều, không biết bố trí thời gian học vào lúc nào.

Nhưng rồi vì đã hứa với sếp và bạn nhân sự, X cũng hoàn thành được chương trình. X thấy trong chương trình NeoManager có nhiều kỹ thuật, kiến thức nhiều quá lại còn gần như “ép” phải thử nghiệm, áp dụng. Anh chẳng hiểu sao cần học nhiều thế. Tuy nhiên cũng như đã nói, anh cũng thấy hay và vì đã hứa nên cố gắng hoàn thành toàn bộ chương trình.

Sau 3 tháng, anh bắt đầu nhận ra rằng mình đã đưa ra phản hồi (cả tích cực lẫn không tích cực) cho anh em rất thường xuyên và cụ thể. Không chỉ anh không sợ hoặc ngại đưa ra phản hồi mà trong một bữa nhậu, nhân viên còn cảm ơn anh vì những phản hồi đó đã giúp họ tiến bộ được.

Anh tự hỏi tại sao như vậy? Anh bất ngờ nhớ lại lời của sếp trước khi gửi anh đi học:

Khi em nhìn được tổng quan về đánh giá hiệu suất, bức tranh lớn về công việc của anh em và team từ công việc đến nhân sự, nắm vững năng lực của anh em thì em sẽ cảm thấy yên tâm, tự tin hơn khi đưa ra phản hồi.
Khi em có được các công cụ, biểu mẫu và ý thức về nghề quản lý, em sẽ tạo được thói quen làm việc sát sao, liên tục và toàn diện hơn với công việc của anh em, có dữ liệu cụ thể về hiệu suất công việc, các vấn đề của từng người, khi đưa ra phản hồi sẽ nhận được sự đồng thuận của anh em.

“Không ai lần đầu bước lên vị trí lãnh đạo mà biết hết mọi thứ mình cần biết để thành công”, nhất là những vấn đề liên quan đến con người. Hy vọng thông qua những chia sẻ của anh X có thể giúp cho các nhà quản lý đang gặp khó khăn trong đánh giá nhân viên có thể tự tin khi đưa ra phản hồi, được nhân viên nể phục, từ đó khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên cống hiến.

Bài viết liên quan: