Điều phối một quy trình triển khai và thiết kế trải nghiệm học tập linh hoạt

Tình hình hiện tại

Các nhóm Đào tạo & Phát triển (L&D) chưa bao giờ bị đòi hỏi làm nhiều hơn với ít nguồn lực hơn như lúc này. Đại dịch đã tạo áp lực lên ngân sách L&D, nhưng lực lượng lao động làm việc từ xa mới lại cần nhiều lựa chọn đào tạo và học tập hơn để đáp ứng nhu cầu trong trạng thái bình thường mới. Các nhóm thiết kế giảng dạy (Instructional Design) thường khá nhỏ – nếu có – vì vậy việc cung cấp nội dung có sức hút và có ảnh hưởng, dưới những hạn chế này có thể là một thách thức không hề nhỏ. Với cách tiếp cận phù hợp, nhóm thiết kế giảng dạy có thể chuyển từ vị thế “nút thắt cổ chai” trở thành người điều phối các luồng kiến ​​thức trong tổ chức.

Bối cảnh L&D của tổ chức hiện tại không còn là một đường viền có thể dự đoán được để chúng ta có thể vạch ra lộ trình cho người học của mình, mà giống như dòng lưu sa với những đường viền thay đổi liên tục. Điều này đòi hỏi chúng ta phải chú ý, thích ứng những nhu cầu thay đổi và cơ hội mới, dự đoán mọi thứ sẽ đi về đâu, duy trì sự linh hoạt và thích ứng.

Với việc các tổ chức đang nhanh chóng chuyển đổi từ hình thức lớp học trực tiếp sang đào tạo trực tuyến và kỳ vọng rằng tình trạng này sẽ tiếp diễn ngay cả khi vượt qua đại dịch, chúng tôi đã và sẽ tiếp tục chứng kiến nhu cầu đào tạo ngày càng gia tăng. Các tổ chức thiết kế giảng dạy, đào tạo và L&D bị đòi hỏi phải làm nhiều hơn nhưng với nguồn lực và năng lực không tăng ở mức tương tự. Ở một số tổ chức, thậm chí chúng không tăng chút nào. 

Ảnh hưởng của ngành phát triển phần mềm

Sự thay đổi trong việc phát triển nội dung học tập diễn ra tương tự với những gì đã xảy ra trong thế giới phát triển phần mềm. Khoảng 20 năm trước, phương pháp phát triển phần mềm đã bắt đầu thay đổi. Chu kỳ phát triển được đo bằng năm. Nhiều nhóm bắt đầu thử nghiệm các cách phát triển phần mềm mới nổi, triển khai các bản phát hành vài tháng một lần hoặc trong một số trường hợp là vài tuần một lần.

Đây là sự khởi đầu của phong trào Phát triển phần mềm linh hoạt, được đưa ra vào tháng 2 năm 2001 bởi Tuyên ngôn Agile. Nó cung cấp một tuyên bố về các giá trị để giúp các nhóm phát triển phần mềm ít tập trung hơn vào các quy trình, công cụ, tài liệu đặc tả, hợp đồng và kế hoạch mà họ không thể tạo ra các loại giải pháp chất lượng cao thông qua trò chuyện và tương tác với người khác, xác nhận về phần mềm hoạt động hoặc các nguyên mẫu tương tác, sự cộng tác sớm và liên tục với khách hàng cũng như tính linh hoạt trong việc thích ứng với những thay đổi và cơ hội khi có thông tin mới.

Bản thân Agile không phải là một phương pháp mà là một tư duy. Tuyên ngôn Agile đã tuyên bố 12 nguyên tắc phản ánh tư duy này. Những nguyên tắc này bao gồm:

• Thỏa mãn khách hàng thông qua việc chuyển giao sớm và liên tục các phần mềm có giá trị.
• Chào đón việc thay đổi yêu cầu, thậm chí rất muộn, trong quá trình phát triển.
• Thường xuyên chuyển giao phần mềm chạy tốt tới khách hàng, từ vài tuần đến vài tháng.
• Nhà kinh doanh và nhà phát triển phải làm việc cùng nhau hàng ngày trong suốt dự án.
• Động lực và sự tin tưởng.
• Đối thoại trực tiếp.
• Phần mềm chạy tốt là thước đo chính của tiến độ.
• Phát triển bền vững với một nhịp độ liên tục không giới hạn.
• Liên tục quan tâm đến các kỹ thuật và thiết kế tốt.

Phát triển phần mềm linh hoạt là gì?

Trong phương pháp phát triển phần mềm Waterfall truyền thống, toàn bộ dự án được xác định phạm vi và lên kế hoạch trước, sau đó đầu ra sẽ được phân tầng từ nhóm này sang nhóm tiếp theo ở mỗi giai đoạn trong quy trình. Các dự án phát triển phần mềm sử dụng phương pháp Waterfall thường kéo dài trong vài tháng hoặc vài năm. Nói chung, đó là một quá trình kháng cự với sự thay đổi và tập trung vào việc đáp ứng thời gian chuyển giao sản phẩm. Cuối cùng là một kết quả lớn ở cuối quá trình.

Ngược lại, với tư duy Agile trong phát triển phần mềm, phạm vi và yêu cầu sẽ hé lộ và được xác định dần dần chứ không được lên kế hoạch trước. Thời gian phát hành thường từ hai đến tám tuần. Sự thay đổi được mong đợi và thúc đẩy bởi một vòng lặp phản hồi liên tục, đo lường mức độ sản phẩm của bạn đáp ứng nhu cầu của người dùng cuối. Thay vì kết quả “cuối cùng” ở cuối quá trình, sẽ có những bản phát hành trung gian nhỏ tích lũy tổng giá trị sản phẩm của bạn theo thời gian.

• Phát triển linh hoạt có tính lặp lại: Quá trình tổng thể diễn ra theo các chu kỳ ngắn, lặp lại bao gồm các yêu cầu hướng đến mục tiêu, thiết kế, phát triển, thử nghiệm và chuyển giao.
• Phát triển linh hoạt mang tính hợp tác: Khách hàng, người dùng cuối và các bên liên quan khác được tham gia từ sớm và xuyên suốt quá trình.
• Quá trình phát triển linh hoạt có tính tăng trưởng: Tổng giá trị được chuyển giao sẽ tích lũy theo thời gian với nhiều bản phát hành nhỏ.

Nói chung, sự khác biệt lớn nhất giữa Waterfall và Agile là:

• Đối với Waterfall, kế hoạch được xác định trước. Đối với Agile, kế hoạch được hé lộ dần dần.
• Đối với Waterfall, tiến độ dựa trên chu kỳ thiết kế và phát triển có thể kéo dài vài tháng hoặc vài năm. Đối với Agile, tiến độ dựa trên một chu trình thiết kế và phát triển lặp lại sau mỗi hai đến tám tuần.
• Trong Waterfall, những thay đổi so với kế hoạch chỉ xảy ra khi có những vấn đề không lường trước được hoặc cần điều chỉnh để đáp ứng thời gian chuyển giao sản phẩm. Trong Agile, các điều chỉnh được thúc đẩy bởi một vòng lặp phản hồi liên tục từ các bên liên quan và khách hàng.
• Để quản lý rủi ro, chi phí và cam kết về tiến độ, Waterfall cứng nhắc hơn và kháng cự với sự thay đổi. Trong Agile, sự thay đổi được mong đợi.

Scrum

Để hiểu rõ nhất các khái niệm về phát triển linh hoạt, bạn nên xem xét Scrum, vì đây có lẽ là Khung phát triển Agile phổ biến nhất. Bằng cách sử dụng Scrum làm nền tảng, chúng ta có thể áp dụng các nguyên tắc Agile để điều phối quá trình triển khai và thiết kế trải nghiệm học tập linh hoạt trong tổ chức của bạn.

Để bắt đầu, chúng ta có thể đảm nhận ba vai trò dự án được mô tả trong Scrum và thêm vai trò thứ tư:

Product Owner: Product Owner chịu trách nhiệm xác định chiến lược sản phẩm và cách đầu tư năng lực của nhóm Scrum. Họ tự xác định những thứ có trong Product Backlog và sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mục tiêu phát triển. Product Owner phải được trao quyền để đưa ra quyết định về sản phẩm và cung cấp định hướng cho nhóm.

Scrum Master: Không phải là bậc thầy về con người, mà là bậc thầy về kỹ năng và quy trình, người thúc đẩy và hỗ trợ việc áp dụng Scrum, huấn luyện nhóm về các quy trình Scrum và điều phối sự tương tác, giao tiếp trong nhóm. Họ nên phát huy ý thức cộng đồng và áp dụng cách tiếp cận toàn diện trong công việc.

Nhóm phát triển Scrum: Đây là một nhóm liên chức năng có đầy đủ các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhóm thường bao gồm các lập trình viên front-end và back-end, các kỹ sư đảm bảo chất lượng (QA Engineer). Nhóm cũng có thể bao gồm các nhà thiết kế trải nghiệm người dùng (UX Designer), Nhà thiết kế giảng dạy (Instructional Designer), Người “phiên dịch” kỹ thuật (Technical Writer), Người phát triển mối quan hệ với khách hàng (Customer Success Advocate) và những người khác. Quy mô lý tưởng cho hầu hết các nhóm Scrum, để tối đa hóa hiệu quả trong quy trình và giao tiếp, là từ bảy đến tám người.

Các nhà lãnh đạo Agile: Đây là những người không tham gia vào quy trình Scrum hàng ngày mà là những người tạo ra môi trường cho sự linh hoạt phát triển, quản lý các trở ngại và vấn đề trong tổ chức, huấn luyện và hỗ trợ cho Scrum Master, Product Owner và Nhóm.

Thiết kế giảng dạy linh hoạt

Về mặt thiết kế giảng dạy, mô hình ADDIE truyền thống (phân tích, thiết kế, phát triển, thực thi, đánh giá) chủ yếu dựa vào mô hình phát triển phần mềm Waterfall. Do đó, nó cũng mang nhiều thách thức tương tự trước nhu cầu kinh doanh ngày nay. Thay vào đó, các tổ chức cần xem xét nhiều hơn các phương pháp Agile để có thể áp dụng các nguyên tắc của Agile vào việc phát triển chương trình học tập.

Hai ví dụ điển hình về các lựa chọn thay thế cho ADDIE theo Agile là Mô hình xấp xỉ liên tiếp (SAM) và Phương pháp quản lý linh hoạt theo lô (LLAMA). Được phát triển bởi Allen Interactions, SAM có giai đoạn chuẩn bị ban đầu, sau đó là hai giai đoạn thiết kế và phát triển lặp lại nhằm giải quyết các nhu cầu về hiệu suất thông qua “các bước nhỏ lặp đi lặp lại thay vì các bước khổng lồ được thực hiện hoàn hảo” trước khi triển khai.

LLAMA, do Megan Torrance phát triển, bắt đầu bằng việc phân tích và thiết kế ở lần lặp đầu tiên và tiếp tục với các lần lặp tiếp theo trong quá trình thực thi, đánh giá, thiết kế và phát triển.

Cả hai mô hình – SAM và LLAMA – tận dụng ba lý do áp dụng các nguyên tắc Agile vào thiết kế giảng dạy:

Đầu tiên cần đảm bảo rằng bạn đang xây dựng đúng sản phẩm. Ngày bạn bắt đầu một dự án là khi bạn biết ít nhất về nó. Những mô hình này cho phép học hỏi, thích ứng và sàng lọc trong suốt quá trình thực hiện để đảm bảo bạn đang theo đuổi và chuyển giao mục tiêu phù hợp.

Thứ hai là phải có thiết kế phù hợp. Thông qua các lần lặp lại liên tiếp của thiết kế và phát triển. Bạn có thể xác nhận liệu tài liệu hướng dẫn của bạn có hữu ích, đáng giá và hiệu quả hay không – tức là liệu nó có giúp người học đạt được mục tiêu học tập hay không.

Lý do thứ ba là phương pháp tiếp cận Agile cung cấp một cách để quản lý quá trình thiết kế và phát triển lặp lại.

Thay vì chỉ đơn giản là một quá trình hợp tác, lặp đi lặp lại và tăng dần để hoàn thành một dự án thiết kế giảng dạy, người học nhận được giá trị liên tục và nhất quán theo thời gian.

Điều này rất phù hợp với cách Agile áp dụng vào việc học trong thế giới công nghệ cao, nhịp độ nhanh như hiện nay. Và đây không phải là phương pháp được thực hiện từ trên xuống; chúng tôi chưa dạy người học cách làm điều này. Đây là điều đã xảy ra, do người học tự thực hiện, mà các sáng kiến ​​và nhóm L&D của chúng tôi hiện đang bắt đầu tận dụng. Người học đang sử dụng các chiến thuật Agile một cách tự nhiên cho việc học của mình.

Họ không có nhiều thời gian cho đào tạo nhưng có thể sử dụng nó dưới dạng:

• Microlearning: Những vết cắn nhỏ
• Just in time: Vừa đủ.
• Bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu; đặc biệt là điện thoại di động

Nó cũng phù hợp với các sáng kiến ​​phát triển tổ chức và kinh doanh của chúng tôi nhằm tạo ra văn hóa học tập ở tất cả các cấp trong tổ chức và thúc đẩy sự cộng tác, chia sẻ kiến ​​thức, kỹ năng giữa các cá nhân và giữa các nhóm.

Tại sao Agile hiệu quả

Lợi ích chính của việc hợp tác, lặp đi lặp lại và tăng dần là gì? Nếu quá trình phát triển của bạn được lặp đi lặp lại, bạn có thể mang lại giá trị sớm hơn và thường xuyên hơn cho khách hàng của mình. Bạn cũng có thể thành thục một quy trình vì bạn đã làm đi làm lại nhiều lần. Nó giống như học khiêu vũ với bạn nhảy, chơi trong một ban nhạc hoặc trong một đội thể thao. Bạn đã quen làm việc cùng nhau và có thể đoán trước, mà không cần phải thương lượng, từng bước nhỏ trong quá trình.

Nếu quá trình phát triển của bạn mang tính hợp tác, bạn sẽ được hưởng lợi từ phản hồi liên tục của khách hàng, người dùng cuối và các bên liên quan. Nếu quá trình phát triển của bạn theo hướng tăng dần, bạn không cần phải ưu tiên mọi thứ mà chỉ cần quyết định một số ưu tiên tiếp theo. Nếu bạn đang thiết kế, phát triển, thử nghiệm và chuyển giao các thay đổi trong phần tăng trưởng nhỏ, bạn sẽ không gặp phải rủi ro như khi thực hiện một dự án lớn. Việc phát hiện lỗi và sửa chữa sai lầm sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Nếu bạn muốn đưa sức mạnh của Agile vào quy trình triển khai và thiết kế trải nghiệm học tập của mình:

• Cam kết tư duy Agile.
• Áp dụng một quy trình thiết kế và phát triển theo Agile, chẳng hạn như Scrum.
• Tập trung phát triển microlearning thay vì các khóa học.
• Tìm cách để những người có chuyên môn có thể đóng góp trực tiếp kiến ​​thức đó cho những người cần nó.
• Tái định vị nhóm thiết kế giảng dạy hoặc nhóm phát triển đào tạo của bạn như là người điều phối luồng kiến ​​thức trong tổ chức của bạn.

Sử dụng công nghệ giáo dục để kết hợp tất cả lại với nhau

Hệ thống học tập linh hoạt liên kết các bộ phận với nhau

Doanh nghiệp cần một hệ thống học tập linh hoạt; một hệ thống có thể di chuyển nhanh chóng và theo kịp nhu cầu của tổ chức; công nghệ cho phép thông tin được truyền đi giữa các tác giả, chuyên gia về chủ đề (SME), quản trị viên và người học. Nói tóm lại, một chiến lược học tập linh hoạt cần:

• Đóng góp trực tiếp của chuyên gia về chủ đề trên tất cả các loại phương tiện truyền thông
• Khả năng chia sẻ nội dung trên mọi thiết bị.
• Đa phương tiện có sẵn cho tất cả các loại người học, (bao gồm cả phụ đề và eLearning bằng nhiều ngôn ngữ)

Đối với hầu hết các tổ chức, nguyên liệu thô cho nội dung mới đến từ nhiều nguồn khác nhau: cuộc họp Zoom, bản ghi màn hình máy tính, sự kiện trực tiếp được ghi lại, tài liệu Word, PDF, bản PowerPoint,… Nếu không có công cụ phù hợp, các nhà thiết kế giảng dạy có thể nhanh chóng trở thành “nút thắt cổ chai” trong luồng kiến ​​thức của toàn tổ chức khi họ cố gắng phỏng vấn, nắm bắt, đánh giá, tổng hợp, sắp xếp, định dạng, phong cách và tái tạo kiến ​​thức của chuyên gia về chủ đề bằng cách sử dụng các công cụ sản xuất đa phương tiện tinh vi.

Bằng cách cung cấp công cụ cho phép các chuyên gia về chủ đề đóng góp trực tiếp kiến ​​thức của họ vào các biểu mẫu và luồng kiến ​​thức, công ty có thể biến các nhà thiết kế giảng dạy của họ thành những người điều phối luồng kiến ​​thức. Dân chủ hóa việc tạo nội dung cho người dùng có nghĩa là các nhà thiết kế giảng dạy có thể tập trung vào việc quản lý luồng quy trình linh hoạt.

Người ta thường nói rằng công nghệ không thể sửa chữa được một quy trình tồi. Nhưng nếu tổ chức của bạn đặt mục tiêu phát triển một quy trình linh hoạt để tạo ra và phân phối nội dung, thì sẽ cần công nghệ phù hợp để biến điều đó thành hiện thực.

Tác giả: David Wentworth, Dr. Christian J. Weibell, Ph.D. , Jon Tota 

Bài viết liên quan:

• Ứng dụng hiệu ứng hòn tuyết lăn và hiệu ứng mạng để gây dựng năng lực đổi mới, sáng tạo và học tập cho doanh nghiệp vừa và nhỏ