Top 5+ công cụ “nhỏ nhưng có võ” giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất nhân viên chính xác hơn
Chắc hẳn bất kỳ nhà quản lý nào cũng đã từng gặp phải không ít những thách thức trong quá trình đánh giá hiệu suất nhân viên. Sau đây chúng tôi sẽ mang đến cho bạn một danh sách gồm 5 công cụ mạnh mẽ giúp đánh giá hiệu suất một cách chính xác và hiệu quả.
1. Kanban
Công cụ quản lý công việc và theo dõi tiến độ thông qua việc di chuyển thẻ công việc trên bảng.
Một bảng Kanban cơ bản thường bao gồm 3 cột, ứng với 3 trạng thái của công việc: Cần làm, Đang làm và Hoàn thành.
- Cột cần làm là nơi bạn lên danh sách các đầu việc cho thời gian tới.
- Cột đang làm là nơi thể hiện các công việc hiện tại đang được xử lý.
- Cột hoàn thành là nơi lưu trữ các công việc đã được thực hiện.
Sử dụng công cụ Kanban sẽ giúp bạn tạo thói quen lập kế hoạch, trực quan hóa tiến độ công việc và loại bỏ lãng phí. Đồng thời cũng giúp bạn theo dõi sự tiến bộ và phản hồi từng bước một cho các thành viên trong team một cách rõ ràng và minh bạch.
Công cụ Kanban quản lý công việc và theo dõi tiến độ của cá nhân và nhóm
2. HoRenSo
HoRenSo (báo cáo, liên lạc và bàn bạc, hỏi ý kiến) là một phương pháp giao tiếp đặc trưng của Nhật Bản, giúp giảm thiểu tình trạng mù mờ thông tin, xóa dần các hiểu lầm không đáng có trong trao đổi thông tin trong công việc.
HoRenSo giúp cập nhật tình hình thông qua báo cáo đúng người, đúng thời điểm; giúp cung cấp thông tin chi tiết nhất phục vụ việc ra quyết định thông qua liên lạc chủ động, kịp thời và giúp bạn tìm được lời giải cho vấn đề phức tạp mà không phải mất thì giờ loay hoay thông qua việc bàn bạc và hỏi ý kiến với người có liên quan, sếp, chuyên gia, người có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó.
Đây là một công cụ cực kỳ quan trọng để nhà quản lý duy trì thói quen làm việc sát sao, liên tục và toàn diện hơn với công việc của anh em, có dữ liệu cụ thể về hiệu suất công việc và vấn đề của từng người để đánh giá hiệu quả và chất lượng công việc của nhân viên một cách chính xác nhất.
3. 5Whys
5Whys là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để đi sâu tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng cách liên tục đặt câu hỏi “tại sao”. Phương pháp này không chỉ giúp tìm ra nguyên nhân chính, mà còn giúp tránh giả định và tìm hiểu rõ hơn về quá trình và ngữ cảnh.
Nhà quản lý có thể sử dụng công cụ 5Whys để phân tích và đưa ra phản hồi một cách chính xác cho nhân viên bằng cách bắt đầu từ nguyên nhân gốc rễ, từ đó có thể cùng nhau đưa ra giải pháp tốt nhất để cải tiến hiệu suất công việc của cả nhóm và từng thành viên.
4. CFR
Công cụ trao đổi hiệu suất CFR là viết tắt của:
- Trao đổi (Conversations): cuộc nói chuyện, nội dung có kết cấu phong phú, rõ ràng, có xác thực giữa quản lý và nhân viên, để nâng cao biểu hiện công việc.
- Phản hồi (Feedback): những trao đổi hai chiều giữa nhân viên để đánh giá tiến triển và dẫn đường cho cải tiến trong tương lai.
- Công nhận (Recognition): những diễn tả, hành động mang tính tán dương, động viên cho những cá nhân xứng đáng đã đóng góp vào quy trình.
Đây là một công cụ đặc biệt hiệu quả trong đánh giá hiệu suất nhân viên. Được tổ chức dưới hình thức phiên trao đổi định kỳ hàng tháng kéo dài từ 30-60 phút, CFR cung cấp cơ hội trao đổi cởi mở giữa nhân viên và quản lý trực tiếp nhằm: Ghi nhận, cung cấp phản hồi, huấn luyện, hỗ trợ nhân viên nâng cao hiệu suất và hoàn thành mục tiêu. Thảo luận, hỗ trợ nhân viên phát triển năng lực và nghề nghiệp.
5. PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Quy trình lặp lại để thử nghiệm và cải tiến liên tục quá trình và hiệu suất công việc, bao gồm các bước là Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến.
Công cụ PDCA liên tục thử nghiệm và cải tiến về hiệu suất công việc
Đầu tiên là lập kế hoạch. Bạn sẽ phải thu thập dữ liệu: những việc đã làm, những cách thức đã triển khai, những cải tiến từ lần trước, các vấn đề đã phát sinh, nguyên nhân gốc rễ vấn đề… Sau đó bạn đặt câu hỏi: “Chúng ta có thể làm tốt hơn cái gì?”, “Cần dừng lại việc gì?”, ”Đã làm tốt những gì?” từ đó lựa chọn một vài tiêu điểm để lập kế hoạch hành động.
Ở bước thứ hai, bạn đưa kế hoạch vào thực hiện. Hoàn thành dần từng việc cần làm trong kế hoạch, và luôn xem xét tới mục tiêu cải tiến xem có đạt được hay không.
Bước tiếp theo là chúng ta sẽ dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
Bước cuối của chu trình là hành động thích ứng hay còn gọi là cải tiến. Thông qua các kết quả thu được, chúng ta đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp để bắt đầu lại chu trình với các thông tin đầu vào mới.
Áp dụng tốt công cụ này, nhà quản lý có thể cùng team liên tục thử nghiệm và cải tiến hiệu suất công việc. Đồng thời trong quá trình triển khai, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi, bám sát tiến độ công việc cũng như nhanh chóng đưa ra các phản hồi kịp thời cho nhân viên.
Trên đây là tổng hợp 5 công cụ giúp đánh giá hiệu suất nhân viên chính xác hơn đã được các chuyên gia của Trường Quản trị Hiếu Liêm thiết kế trong chương trình đào tạo quản lý NeoManager. Bên cạnh đó, vẫn còn nhiều công cụ khác như OKR, SMART, Ma trận Eisenhower, WBS, Lean Coffee,… sẽ giúp bạn tối ưu quá trình đánh giá hiệu suất và tạo ra hiệu quả đáng kinh ngạc.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
