Drucker nói về quản trị bản thân

Ngày nay, phần lớn chúng ta phải học cách quản trị bản thân, ngay cả với những người chỉ có năng lực khiêm tốn. Chúng ta phải học cách tự phát triển bản thân. Chúng ta phải tự đặt bản thân vào vị trí mà chúng ta có thể cống hiến nhiều nhất. Chúng ta phải luôn duy trì trạng thái “luôn thức tỉnh” và “có việc làm” trong suốt 50 năm của cuộc đời làm việc, nghĩa là chúng ta phải biết khi nào cần thay đổi công việc và thay đổi như thế nào.

Những điều này là hiển nhiên với các nhà lãnh đạo trong giai đoạn này. Nhưng Drucker đã nói chuyện này từ 1999. Ông nói rằng chỉ khi bạn làm việc trên các thế mạnh của mình, bạn mới có thể tạo ra những thành quả vượt trội.

Để quản trị bản thân, Drucker khuyên ta cần:

Biết được điểm mạnh và tập trung khai thác điểm mạnh

Ông cho rằng chúng ta chỉ làm việc có hiệu quả dựa vào những điểm mạnh của mình. Chúng ta thường đánh giá sai điểm mạnh của mình. Cách duy nhất để khám phá ra điểm mạnh của bạn là phân tích những phản hồi.

Mỗi khi bạn đưa ra một quyết định hay có một hành động quan trọng, hãy viết ra giấy những gì bạn dự đoán sẽ xảy ra. Chín hay mười hai tháng sau, hãy so sánh kết quả thực tế với những gì bạn đã dự đoán. Drucker đã thực hành phương pháp này gần 20 năm và mỗi lần thực hiện ông đều rất ngạc nhiên khi khám phá thêm về bản thân.

Nếu kiên trì thực hiện, phương pháp đơn giản này sẽ chỉ cho bạn thấy đâu là thế mạnh của bạn chỉ trong một thời gian ngắn, từ hai đến ba năm. Đó chính là điều quan trọng nhất mà bạn cần biết. Phương pháp này còn giúp bạn nhận ra bạn có bỏ lỡ cơ hội hay không khi bạn làm hay không làm một điều gì đó.

Sau phân tích phản hồi, bạn hãy:

Trước tiên, hãy tập trung vào thế mạnh của bạn. Tạo điều kiện để thế mạnh của bạn phát huy tác dụng tốt nhất nhằm đạt được thành quả cao nhất.
Thứ hai là hãy rèn luyện để tăng cường thế mạnh của bạn. Kết quả phân tích phản hồi sẽ nhanh chóng chỉ cho bạn thấy những lĩnh vực nào bạn cần cải thiện kỹ năng hơn nữa, lĩnh vực nào bạn cần rèn luyện thêm kỹ năng mới. Nó cũng chỉ cho bạn thấy lỗ hổng kiến thức của bạn – thường thì có thể khắc phục được.
Thứ ba là nhận ra những lĩnh vực mà sự kiêu căng khiến bạn trở nên vô tâm, thờ ơ để rồi cuối cùng phải cố sức khắc phục điều đó. Hãy xem một sự thành công hay tình huống nào đó đã khiến bạn bỏ bê kiến thức trong lĩnh vực khác đến mức gần như không biết gì. Ông khuyến khích chúng ta không nên kiến thức trong một lĩnh vực quá hẹp. Đó không phải là cách để có được hiệu suất cao

Một việc không kém phần quan trọng khác là ngăn ngừa những thói quen xấu – những việc bạn làm hay không thể làm khiến hiệu quả làm việc của bạn bị kìm hãm.

So sánh kỳ vọng của bạn với những kết quả đạt được cũng chỉ ra những việc bạn không nên làm. Chúng ta không nên tiêu tốn sức lực vào việc cải thiện những lĩnh vực không thuộc sở trường của mình. Việc nâng mức “không có khả năng” lên thành “trung bình” sẽ làm tổn hao sức lực của bạn gấp vạn lần so với việc nâng mức “sở trường” lên “xuất sắc”.

Hiểu cách bạn thực hiện công việc

Cách thức một người làm việc như thế nào đã định trước, cũng như những gì người đó có thể làm tốt hay không tốt đã được định sẵn. Cách thức làm việc có thể được điều chỉnh chứ hiếm khi được thay đổi hoàn toàn – và nếu có, điều đó cũng không hề dễ dàng. Để có được hiệu suất cao, bạn cần hiểu cách bạn thực hiện công việc. Bạn cần khám phá:

Mình thuộc tuýp người thích đọc hay thích nghe. thể mô tả một tình huống hay giải thích một chính sách chỉ trong vài ba câu ngắn gọn nhưng hàm súc.
Cách học của bản thân. Để hiểu cách một người thực hiện công việc ta cần khám phá cách thức họ học hỏi những điều mới mẻ. Có người học bằng cách viết ra hàng tá những lời ghi chú. Có người học từ thực tế. Một số khác học bằng cách tự nghe mình nói.

Bạn có thể tự hỏi mình: “Tôi có cộng tác tốt với mọi người không, hay tôi chỉ giỏi làm việc độc lập?”. Và nếu bạn hợp tác tốt với mọi người, khi đó bạn cần hỏi thêm “Tôi làm tốt trong những mối quan hệ nào?”. Một số người thích hợp nhất với vai trò làm người thừa hành. Một số người làm việc tốt nhất với tư cách thành viên trong nhóm. Một số khác lại làm việc hiệu quả nhất khi làm một mình. Một số người đặc biệt có năng khiếu huấn luyện hay làm người tư vấn giàu kinh nghiệm trong khi số khác lại hoàn toàn không có những khả năng đó.

Rất nhiều người thể hiện khả năng tốt nhất trong vai trò tư vấn nhưng không thể gánh nổi trách nhiệm và áp lực khi ra quyết định. Trái lại, rất nhiều người khác lại cần có người tư vấn để ép họ suy nghĩ, sau đó họ có thể đưa ra những quyết định và triển khai hành động một cách nhanh chóng, tự tin và dũng cảm. Có người làm việc hiệu quả dưới áp lực cao hay cần một môi trường làm việc được tổ chức chặt chẽ và ổn định, có người làm làm tốt tại công ty nhỏ.

Mỗi người có một cách làm việc độc nhất vô nhị, mang dấu ấn cá nhân. Hiểu cách mình làm việc là quan trọng để tập trung vào điểm mạnh và sở trường của bản thân. Đừng cố thay đổi những gì không thuộc bản chất của bạn – bạn sẽ khó có thể thành công. Thay vào đó, hãy nỗ lực để hoàn thiện cách làm việc mà bạn đang thể hiện và cố gắng đừng nhận những công việc bạn không thể làm tốt nhất.

Khám phá hệ giá trị của bạn

Hệ thống giá trị của một tổ chức phù hợp hay không phù hợp với hệ thống giá trị của bản thân sẽ dẫn đến kết quả là sự hiệu quả hay không hiệu quả của mỗi cá nhân trong tổ chức đó. Với vai trò nhà quản lý, bạn cần biết hệ giá trị của mình.

Ông gợi ý một cách để khám phá hệ giá trị của bản thân ở khía cạnh đạo đức là “bài kiểm tra trước gương”. Bạn hãy nhìn vào gương và xem “Loại người nào bạn muốn thấy trong gương mỗi sáng?”.

Các tổ chức, cũng như con người, đều có những hệ giá trị riêng. Để có thể làm việc hiệu quả trong một tổ chức, hệ giá trị và những điểm mạnh của một người và cách thức người đó thực hiện công việc hiếm khi xung đột mà thường bổ sung cho nhau. Tuy nhiên, đôi khi có sự mâu thuẫn giữa hệ giá trị của một người và thế mạnh của họ. Có những việc một người có thể làm tốt – thậm chí rất tốt và rất thành công – nhưng lại không phù hợp với hệ giá trị của họ. Trong trường hợp đó, công việc ấy không đáng để họ cống hiến suốt đời (hay thậm chí là phần lớn cuộc đời).

Trả lời xem bạn nên cống hiến những gì?

Để trả lời câu hỏi đó, bạn cần cân nhắc ba yếu tố: Tình huống này yêu cầu những gì? Với những điểm mạnh, cách thức thực hiện công việc và hệ giá trị đã định hình của tôi, làm thế nào tôi có thể đóng góp tốt nhất cho công việc này? Và cuối cùng, cần đạt được những mục tiêu nào để tạo ra sự khác biệt?. Việc đặt ra mục tiêu là rất quan trọng, nhưng rất hiếm khi người ta có thể nhìn thật xa về tương lai – ngay cả trong những trường hợp dễ dàng nhất.

Thông thường, một kế hoạch không thể dự báo được khoảng thời gian lâu hơn 18 tháng mà vẫn duy trì được mức độ rõ ràng và cụ thể. Do đó, trong hầu hết các trường hợp, bạn cần quan tâm xem “Tôi có thể làm gì và trong lĩnh vực nào để có thể tạo ra sự khác biệt trong vòng một năm rưỡi?”.

Câu trả lời là bạn phải cân bằng được một số yếu tố. Trước hết là các kết quả có thể thực hiện được. Chúng phải nằm trong tầm với, bởi việc đặt ra những kết quả không thể đạt được – hay chỉ đạt được trong những điều kiện không tưởng – thì không phải là kỳ vọng mà là ngu ngốc. Thứ hai, các kết quả đó phải có ý nghĩa. Chúng phải tạo ra sự khác biệt. Cuối cùng, kết quả phải dễ nhận thấy, và nếu có thể, phải đo đếm được. Từ những yếu tố đó chúng ta sẽ xác định được một chuỗi những hành động cần thiết: phải làm gì, bắt đầu ở đâu và như thế nào, mục tiêu và thời hạn ra sao.

Bạn phải trách nhiệm với các mối quan hệ

Rất ít người tự mình làm việc và tạo ra thành quả. Hầu hết mọi người cùng làm việc với người khác và đạt hiệu quả cao khi làm cùng người khác.

Quản trị bản thân đòi hỏi bạn phải có trách nhiệm với những mối quan hệ, gồm hai phần:

Trước tiên, phải chấp nhận một thực tế rằng tất cả những người khác cũng là những cá nhân rất khác biệt không kém gì chính bản thân bạn. Do đó, để đạt được thành quả, bạn phải biết được điểm mạnh, cách làm việc và hệ giá trị của những người cùng làm việc với mình. “Sếp” không phải là một chức danh trên sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp và cũng không phải là một “chức năng”. Họ là những cá nhân và được trao quyền để làm việc theo sở trường của mình. Nhiệm vụ của những người làm việc cùng họ là phải quan sát, tìm ra cách thức họ làm việc và phải tự thích ứng sao cho sếp của họ đạt hiệu quả cao nhất. Thực ra, đó chính là bí quyết để “quản lý” cấp trên.

Điều đó cũng đúng với đồng nghiệp của bạn. Bí quyết để làm việc hiệu quả là hiểu những người mà bạn đang cộng tác để có thể tận dụng được tất cả điểm mạnh, cách làm việc và hệ giá trị của họ. Quan hệ công việc chủ yếu dựa vào con người vì chính họ là những người làm chủ công việc.

Phần thứ hai của trách nhiệm với các mối quan hệ là phải có trách nhiệm trong giao tiếp. Ngày nay, một tổ chức được hình thành không còn dựa trên áp lực nữa mà dựa trên sự tin tưởng. Lòng tin giữa con người không chỉ tồn tại khi họ yêu quý nhau, mà họ cần phải hiểu rõ về nhau. Do đó, trách nhiệm xây dựng những mối quan hệ thực sự rất cần thiết. Đó là một bổn phận của nhà quản lý và của bất cứ ai đi làm.

Hãy tưởng tượng khi làm việc với một đồng nghiệp, người đó đến bên bạn và nói: “Đây là những thế mạnh của tôi. Cách tôi làm việc là như thế này. Hệ giá trị của tôi là thế này. Đây là những đóng góp mà tôi dự định sẽ tập trung vào, và đây là những kết quả tôi hy vọng sẽ đạt được”. Chắc chắn bạn và mọi người sẽ đón nhận họ ngay. Nếu bạn làm điều này với cộng sự của mình, chắc chắn đồng nghiệp của bạn rất cảm kích.

Ngày nay, một tổ chức được hình thành không còn dựa trên áp lực nữa mà dựa trên sự tin tưởng. Lòng tin giữa con người không chỉ tồn tại khi họ yêu quý nhau, mà họ cần phải hiểu rõ về nhau. Do đó, trách nhiệm xây dựng những mối quan hệ thực sự rất cần thiết. Đó là một bổn phận.

Quan tâm đến nửa sau cuộc đời bạn

Drucker nói rằng phần lớn công việc là lao động trí óc. Chúng ta cần khoảng 20 năm để trở nên thành thạo công việc của mình, và đối mặt thêm khoảng 20-25 năm nữa cho công việc đó. Ở độ tuổi 45 hầu hết các nhà quản trị viên đạt đến đỉnh cao nghề nghiệp. Nên cần chuẩn bị cho sự nghiệp thứ hai.

Drucker chỉ ra 3 cách để phát triển nghề nghiệp thứ hai:

Cách 1, Tạo ra một sự nghiệp mới. Ví dụ chuyển tổ chức nhưng vẫn làm công việc đó. Hoặc chuyển sang 1 công việc khác hẳn, có thể sau khi đạt được thành công ở công việc một, hoặc bạn cần thử thách mới.
Cách 2: Song song nghề nghiệp thứ hai.
Cách 3: Lập ra các tổ chức xã hội – thường những người rất thành công trong sự nghiệp thứ nhất.

Ở thời đại của mình, những quan điểm của Drucker về sự nghiệp thứ hai còn mới mẻ. Nhưng đến hiện nay, điều này không còn xa lạ với chúng ta.

Những thách thức trong việc quản trị bản thân là rất lớn và rất rõ ràng. Để đạt được hiệu quả trong việc này, Drucker khuyên ta hãy suy nghĩ và hành động như một tổng giám đốc.

Chặng đường quản lý và phát triển bản thân sẽ có nhiều vấp váp và thất bại. Bạn hãy lường trước những thất bại, mắc lỗi và học hỏi.

Tác giả: Nguyễn Thị Phương

Tóm lược từ bài viết “Quản lý bản thân” Peter Drucker. Xuất bản lần đầu tháng 3 & 4 năm 1999.

Bài viết liên quan: